Gerenciar uma clínica ou consultório envolve muito mais do que oferecer atendimento de qualidade.
A gestão tributária correta é essencial para garantir a segurança do negócio e evitar dores de cabeça com o Fisco.
Autuações fiscais podem gerar multas altas, processos judiciais e prejudicar a reputação da clínica. Felizmente, com algumas boas práticas, é possível reduzir muito esse risco e manter a regularidade fiscal.
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Neste artigo, vamos mostrar os erros mais comuns que levam a autuações e como adotar medidas preventivas no dia a dia da gestão.
Por que clínicas e consultórios enfrentam fiscalização intensa?
O setor de saúde, por lidar com valores expressivos e diferentes formas de recebimento, como dinheiro, cartão e convênios, é frequentemente monitorado por órgãos fiscais.
Além disso, clínicas e consultórios têm uma série de obrigações específicas, como:
- Emissão de nota fiscal de serviços médicos;
- Apresentação de declarações como DMED e DCTF;
- Pagamento de tributos como ISS, PIS e COFINS.
Qualquer descuido no cumprimento dessas obrigações pode resultar em autuações automáticas ou investigações mais profundas.
Principais erros que levam a autuações fiscais
1. Não emitir nota fiscal corretamente
É obrigatório emitir nota fiscal para todas as consultas, procedimentos e atendimentos realizados. Omissão, atraso ou erros na emissão são motivos frequentes de penalidade.
Exemplo:
Deixar de emitir nota em atendimentos particulares recebidos em dinheiro pode ser caracterizado como sonegação.
2. Misturar contas pessoais e empresariais
Misturar gastos pessoais com os da clínica prejudica o controle financeiro e gera inconsistências fiscais que podem ser detectadas em uma fiscalização.
3. Declarar receitas inferiores ao movimento real
A Receita Federal cruza dados de operadoras de cartão, convênios e informações declaradas na DMED. Divergências entre esses dados são facilmente detectadas.
4. Atrasar ou não entregar obrigações acessórias
Declarações como DMED, DCTF e SPED Fiscal precisam ser entregues corretamente e dentro do prazo. Erros ou atrasos geram multas automáticas.
Boas práticas para evitar autuações fiscais
Organize as finanças de forma separada
- Utilize contas bancárias distintas para pessoa física e pessoa jurídica;
- Registre todas as receitas e despesas de forma clara;
- Automatize o controle financeiro com softwares confiáveis.
Emita notas fiscais para todos os atendimentos
Seja para consultas presenciais, online ou procedimentos, a emissão de nota fiscal é obrigatória. Evite seleções manuais e crie processos automáticos sempre que possível.
Mantenha todos os documentos organizados
Armazene recibos, contratos, comprovantes de pagamento e relatórios fiscais de maneira segura e acessível. Ter a documentação pronta facilita muito em caso de fiscalização.
Realize a entrega correta das declarações
- DMED: Informe todos os pagamentos recebidos, inclusive os feitos por pacientes particulares.
- DCTF e outras declarações: Certifique-se de enviar dentro dos prazos e com informações precisas.
Escolha o regime tributário adequado
A escolha entre Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real pode impactar diretamente no valor dos tributos e na exposição a riscos fiscais.
Avaliar periodicamente a melhor opção é uma prática recomendada.
Dicas extras para manter a regularidade fiscal
Faça conciliações bancárias mensais
Comparar o extrato bancário com o controle interno ajuda a identificar e corrigir rapidamente qualquer inconsistência.
Treine sua equipe
A equipe administrativa deve estar orientada sobre a obrigatoriedade da emissão de notas fiscais, controle de caixa e correta organização dos documentos.
Acompanhe atualizações fiscais
As regras tributárias podem mudar de um ano para outro. Estar atento às mudanças evita descumprimentos involuntários.
Conclusão
Evitar autuações fiscais em clínicas e consultórios não é complicado, mas exige organização e disciplina.
Emitir notas corretamente, manter as finanças separadas, entregar todas as declarações no prazo e escolher o regime tributário adequado são atitudes que protegem o negócio e garantem sua tranquilidade.
Com planejamento e atenção às boas práticas fiscais, é possível focar no crescimento da clínica sem surpresas desagradáveis.
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